Dobra organizacji w miejscu pracy to podstawa, zwłaszcza gdy masz do czynienia z dokumentami. Pomimo tego że spora część z nich przechowywana jest w wersji elektronicznej, rezygnacja z wydruków papierowych często jest niemożliwa. Podpowiadamy, jak przechowywać i opisywać segregatory, aby w biurze panował ład.
Wydruki papierowe zajmują większą część Twojego biurka? Umowy i formularze od dawna nie były sortowane, a ich ilość zaczyna Cię przerażać? Ciągle odkładasz archiwizację? Prawdopodobnie winę za taki stan rzeczy ponosi niewystarczająco dobra organizacja pracy. Wykorzystanie kolorowych segregatorów ze sklepu Biurwa może pomóc Ci zapanować nad chaosem. Co więcej, usprawni to nie tylko realizację codziennych obowiązków, ale także podniesie estetykę wnętrza i doda mu oficjalnego charakteru.
Dlaczego segregatory?
Osoby odpowiedzialne za zarządzanie sekretariatem czy księgowością firmy zazwyczaj mają swoje sposoby na klasyfikację, a następnie przechowywanie dokumentów papierowych. Często w organizacji pracy (zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach) wspierają ich programy komputerowe. Elektroniczne wersje dokumentów nie zawsze wystarczą. W wielu miejscach musisz dysponować ich papierowymi wersjami, kopiami czy duplikatami. Niektóre muszą być w tej formie przechowywane nawet przez kilka lat.
Korzystanie z pudeł, szaf, szuflad oraz innych systemów przechowywania jest jedną z opcji, drugą znacznie bardziej estetyczną i przejrzystą są segregatory. Możesz do nich wpinać koszulki, które będą chroniły papier i oddzielą poszczególne dokumenty.
Rzędy segregatorów na półkach nie będą przerażały Cię swoją ilością, o ile ułożysz je według ustalonego z góry klucza. Pamiętaj, aby sposób kategoryzowania i opisywania ustalić z innymi współpracownikami. Dzięki etykietom umieszczanym na grzbietach opatrzysz każdy segregator datą, hasłem lub innym kodem, ułatwiającym ich późniejszą identyfikację.
Wykorzystanie segregatorów w pracy biurowej
Segregatory możesz wykorzystywać zarówno do pracy bieżącej, jako wyposażenie biura czy sekretariatu, jak również w archiwum. W pierwszym przypadku będą one wystawione na widoku, dlatego zadbaj, aby były nie tylko funkcjonalne, ale też estetyczne. Wybierz produkty kolorowe, aby wpuścić do wnętrza świeżą energię lub zachowaj stonowaną kolorystykę, kiedy segregatory mają stać się nienachalnym elementem wyposażenia.
Segregatory z powodzeniem wykorzystasz do zaprowadzenia porządku w miejscu pracy, skategoryzowania dokumentów z różnych grup oraz ich długoletniego przechowywania w nienaruszonej kondycji. Dodatkowo wyposaż je w przekładki, aby korzystanie z archiwalnych druków było jeszcze łatwiejsze.
